Chiến lược chống lại sự kiệt sức

Nhiều nhà lãnh đạo hiểu rằng nhân viên “kiệt sức” sẽ ảnh hưởng đến năng suất, nhưng không phải ai cũng hiểu được vấn đề này nghiêm trọng đến mức nào…

Một nghiên cứu của Gallup chỉ ra rằng 76% nhân viên được khảo sát cho biết đôi khi họ bị kiệt sức, trong đó 28% cho biết họ cảm thấy kiệt sức rất thường xuyên hoặc luôn luôn. Tình trạng kiệt sức này dẫn đến việc tăng 63% số ngày nghỉ ốm và khả năng nhân viên tích cực tìm kiếm việc làm mới cao hơn 2,6 lần. Kiệt sức không chỉ là vấn đề tạm thời mà còn đe dọa sự ổn định lâu dài của tổ chức.

Vào thời điểm tình trạng kiệt sức của nhân viên đang ở mức cao nhất mọi thời đại, các chiến lược tiêu chuẩn, mang tính “truyền thống” sẽ không đủ tạo hiệu quả. Các nhà lãnh đạo phải áp dụng các phương pháp mới mẻ, thúc đẩy sự tò mò để mang lại năng lượng và niềm đam mê cho nhóm của mình, thông qua việc kết hợp các hoạt động sáng tạo như: cuộc họp im lặng, phương pháp cố vấn ngược, tạo sự đổi mới, xây dựng văn hóa chống chủ nghĩa hoàn hảo.

Mô hình “cuộc họp im lặng” giải phóng sức mạnh của sự tò mò

Sự tò mò là một công cụ mạnh mẽ để vượt qua tình trạng kiệt sức. Khi nhân viên tò mò, họ cảm thấy gắn kết hơn và có động lực khám phá các giải pháp mới. Nghiên cứu từ Trường Kinh doanh Harvard cho thấy sự tò mò thúc đẩy việc học tập, giải quyết vấn đề và làm việc nhóm.

Một chiến lược của Amazon mang tên “các cuộc họp im lặng” (Amazon’s “Silent Meetings”) được Jeff Bezos đưa vào văn hóa làm việc của công ty, đã được chứng minh là phương pháp hiệu quả trong việc thúc đẩy sự tò mò của cả đội ngũ. Thay vì bắt đầu cuộc họp bằng các bài thuyết trình hoặc trình bày miệng như thông thường, tất cả mọi người sẽ ngồi đọc thầm một tài liệu tóm tắt khoảng 6 trang, được gọi là “narrative memo,” trong 30 phút đầu tiên của buổi họp.

Các tài liệu này được chuẩn bị kỹ lưỡng và chứa đựng những thông tin chi tiết về các ý tưởng, vấn đề hoặc dự án sắp thảo luận. Việc dành thời gian yên lặng để đọc giúp tất cả thành viên có thời gian hiểu kỹ lưỡng nội dung trước khi đưa ra nhận xét hay câu hỏi. Cách tiếp cận này khuyến khích mỗi nhân viên phải suy nghĩ sâu sắc để đưa ra ý kiến, và mọi thành viên tham gia đều phải đưa ra các thảo luận có ý nghĩa.

Thay vì bắt đầu cuộc họp bằng các bài thuyết trình hoặc trình bày miệng như thông thường, tất cả mọi người sẽ ngồi đọc thầm một tài liệu…

Người quản lý có thể áp dụng các chiến lược tương tự bằng cách xem xét lại cách thức tổ chức các cuộc họp, tập trung vào sự tham gia chủ động của nhân viên và giải quyết vấn đề nhiều hơn, thay vì theo quy cách “truyền thống”. Các nhà lãnh đạo cần tạo ra một văn hóa mà ở đó mọi nhân viên đều cảm thấy được trao quyền để đóng góp, kích thích sự tò mò và suy nghĩ của từng cá nhân.

Khuyến khích nhân viên khám phá và sáng tạo

Ngoài Amazon, các công ty như 3M và Atlassian đã áp dụng các chính sách thúc đẩy đổi mới, khuyến khích sự tò mò, sáng tạo. “ShipIt Days” là một hoạt động độc đáo do công ty phần mềm Atlassian tổ chức, khuyến khích nhân viên dành thời gian phát triển các dự án sáng tạo mà họ đam mê trong vòng 24 giờ. Trong khoảng thời gian này, các nhóm hoặc cá nhân có thể tự do lựa chọn và tập trung vào bất kỳ ý tưởng nào họ muốn, từ cải tiến sản phẩm cho đến giải quyết vấn đề kỹ thuật hặc các dự án thú vị khác. Đặc biệt, hầu hết các dự án này có thể không nằm trong thế mạnh của từng cá nhân. Mục tiêu chính của “ShipIt Days” là thúc đẩy sự sáng tạo, hợp tác và tinh thần dám nghĩ dám làm.

Sự “tự do” có kiểm soát này đã kích thích được sự sáng tạo của nhân viên, khai phóng những tiềm năng khác của họ, từ đó tạo ra các sản phẩm đột phá và cải thiện các quy trình làm việc mà nhiều khi người quản lý không ngờ tới.

Nhiều công ty đã thử áp dụng chương trình “ShipIt Days”

Các nhà quản lý có thể xem xét áp dụng các chương trình tương tự như “Hackathons”, nơi nhân viên từ nhiều phòng ban khác nhau hợp tác giải quyết các thách thức nằm ngoài phạm vi thông thường của mỗi phòng. Chiến lược này không chỉ khơi dậy sự sáng tạo mà còn giúp nhân viên cảm thấy trẻ hóa và có động lực hơn khi thoát khỏi các công việc thường ngày.

Học tập hai chiều

Các chương trình “cố vấn ngược”, nơi nhân viên cấp dưới cố vấn cho các nhà lãnh đạo cấp cao, là một cách tiếp cận mới đang thu hút sự chú ý. Mặc dù thường tập trung vào việc thu hẹp khoảng cách kiến ​​thức giữa các thế hệ, phương pháp này cũng có thể kích thích sự tò mò và tạo cảm giác cởi mở trong toàn bộ tổ chức.

Ví dụ, tại PwC, nhân viên trẻ hơn cố vấn cho các giám đốc điều hành về các chủ đề mới nổi như AI và blockchain, thúc đẩy văn hóa học tập liên tục và tò mò. Nhà quản lý có thể tận dụng sự cố vấn ngược để khuyến khích đối thoại, phá vỡ sự ngăn cách và tạo ra môi trường học tập hợp tác, nơi sự tò mò có thể lan tỏa theo cả hai hướng.

Phong trào chống chủ nghĩa hoàn hảo

Nhiều công ty đang hướng tới cách tiếp cận “chống chủ nghĩa hoàn hảo” để khuyến khích sự sáng tạo. IDEO, công ty thiết kế và tư vấn sáng tạo nổi tiếng, đã thúc đẩy khái niệm “thất bại tiến lên” (fail forward) để khuyến khích nhân viên không sợ thất bại và coi đó là một phần tự nhiên của quá trình sáng tạo. Hay như Slack, công ty hiện đang tích cực khuyến khích nhân viên chia sẻ những ý tưởng thô sơ, chưa hoàn thiện. Mục tiêu rất đơn giản: xóa bỏ nỗi sợ thất bại và tạo không gian cho tư duy thô sơ, chưa hoàn hảo…

Nhà quản lý có thể thúc đẩy tư duy này bằng cách tổ chức các buổi “Beta Brainstorm” tập trung vào các ý tưởng giai đoạn đầu và phát triển tập thể. Việc này không chỉ thúc đẩy sự tò mò mà còn thúc đẩy sự đổi mới bằng cách tạo không gian cho các quan điểm và tư duy mới mẻ.

Phân tích dự đoán

Nhiều vị lãnh đạo doanh nghiệp, nhà quản lý, chuyên gia nhân sự vẫn dựa vào các phương pháp “truyền thống” để giải quyết tình trạng kiệt sức, chẳng hạn như nhìn vào phản ứng của các nhân viên. Tuy nhiên, các công ty hàng đầu như Microsoft đang sử dụng công nghệ phân tích dự đoán để giải quyết vấn đề trước khi nó xảy ra. Bằng cách phân tích các dữ liệu như số lượng cuộc họp quá tải, thời gian làm việc ngoài giờ nhiều và khối lượng email lớn, Microsoft có thể dự đoán tình trạng kiệt sức có thể xảy ra với ai, khi nào, và thực hiện các bước chủ động để ngăn chặn tình trạng này.
Mỗi doanh nghiệp nên cân nhắc xây dựng các mô hình dự đoán tương tự phù hợp với lực lượng lao động của mình. Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này có thể giúp triển khai các biện pháp can thiệp kịp thời và các chiến lược tái gắn kết hiệu quả, tránh việc “mất bò mới lo làm chuồng”!

Nguồn: Forbes